L’adeguamento degli operatori economici alla fattura elettronica obbligatoria è un processo che coinvolge non solo l’ufficio amministrativo e la struttura informatica ma impegna anche l’ufficio del personale (es. gestione trasferte dei dipendenti) , la tesoreria (es. condizioni di pagamento) e l’ufficio legale (es. documenti per recupero del credito).
In vista dell’estensione a tutte le operazioni tra privati prevista dal 2019, è opportuno attivarsi per evitare che l’adeguamento rappresenti solo un costo per l’impresa invece che un nuovo corso che consenta di relazionarsi in modo nuovo con fornitori e clienti.
Quali scelte deve compiere l’impresa?
1) Decidere se affidarsi o meno ad un intermediario esterno ovvero se implementare i sistemi gestionali interni.
2) Riesaminare i processi interni di gestione delle operazioni commerciali, rinnovando le procedure per renderle automatizzate e più facilmente controllabili.
3) Scegliere il canale di dialogo con il sistema di interscambio (Sdi) e verificare l’esistenza in anagrafica clienti di tutti gli elementi necessari per recapitare la fattura al cliente (codice Id destinatario o Pec).
4) Decidere , in relazione alla trasmissione del file, se firmare o meno con firma elettronica qualificata il flusso inviato a Sdi e prevedere un presidio specifico per la gestione delle diverse notifiche che lo stesso Sdi invia all’emittente e al destinatario.
In caso di scarto della fattura è necessario prevedere, prima della trasmissione, una procedura di verifica degli elementi contenuti nel file Xml rispetto ai codici di controllo previsti da Sdi.
5) Decidere come conservare flussi e documenti in merito alla gestione degli esiti e delle fatture.
Conservarli in maniera virtuale significa mantenere nel tempo un patrimonio informatico di sicuro interesse sia commerciale che giuridico.
6) Decidere come gestire le transazioni con i consumatori finali o in e-commerce o come trattare le operazioni con operatori non residenti.