Ok, il prezzo è giusto! Quante volte, nella quotidianità della vita in azienda, ci siamo sentiti così sicuri che quanto stavamo pagando per un componente di produzione o un servizio fosse davvero il prezzo corretto?
Oppure quante volte ci siamo rammaricati per non avere applicato il cosiddetto: chi più spende, meno spende?
Basare la propria scelta sul prezzo di acquisizione rischia spesso di essere fuorviante.
Un’analisi corretta dovrebbe prevedere anche una valutazione di quelli che saranno i costi che andremo a sostenere nel periodo di utilizzo del bene o servizio acquistato.
L’indice TCO (Costo totale della proprietà)
Questo concetto è rappresentato dal Total Cost of Ownership (TCO) e la sua applicazione è di immediata comprensione se portiamo ad esempio l’acquisto di una stampante per uso personale.
La stampante viene fornita in genere di quattro oppure sei cartucce corrispondenti ai colori fondamentali, di cui una è sicuramente il nero. Dopo un po’ il sistema ci avviserà che i colori o il nero stanno finendo. Così come eravamo stati molto bravi ad acquistare la stampante a colori dal prezzo più basso proveremo a cercare le cartucce dei colori pensando che anche esse saranno a buon mercato o pensando di poter fare un piccolo downgrade dal colore al bianco e nero cercheremo di acquistare solo il nero.
La sorpresa, uso un termine forte, sarà drammatica: la stampante funziona solo se ha tutte le cartucce inserite e non esaurite. Seconda sorpresa: il kit dei colori originali costa quattro volte il prezzo originale d’acquisto della stampante! Il costo/copia sarà di gran lunga più alto di quanto avevamo preventivato all’atto dell’acquisto!
Il concetto di Total Cost of Ownership (TCO) entra in gioco in azienda quando si richiede all’ufficio acquisti di ridurre i costi di acquisizione dei beni e servizi. Oppure quando l’ufficio acquisti deve valutare fra diverse alternative. Ma non sempre verrà fatta una corretta valutazione del TCO perchè nel primo caso si cercherà lo sconto sul prezzo, con le possibili ripercussioni sulla qualità del bene o servizio fornito. Nel secondo la scelta si orienterà sul fornitore che ha offerto il bene/servizio al prezzo più basso senza tener conto dei diversi fattori che poi influenzeranno il “costo di gestione” del bene o servizio acquistato.
Non sempre chi più spende meno spende
Nel gergo popolare è comune l’uso del concetto che “chi più spende, meno spende” sostanzialmente perché ad un prodotto di prezzo di acquisto più elevato corrisponde, in generale, una migliore qualità del prodotto, un ciclo di vita più lungo prima di dover provvedere, ad esempio alla sostituzione.
E’ evidente che questo concetto spesso non può essere traslato nel mondo delle aziende perché i costi di gestione di un componente, ad esempio, sono funzione di diverse variabili di cui non si può non tenere conto nel momento della valutazione del TCO.
La prima cosa sulla quale riflettere è interna all’azienda: quali sono i reali bisogni? Infatti si può nascondere il pericolo di spendere di più rispetto alle reali esigenze.
Una completa valutazione del TCO non può prescindere dal fatto che il costo di gestione di un bene o un servizio è sempre influenzato da fattori legati ai: costi diretti, costi gestionali e rischi associati alla fornitura.
Ad esempio, in ambito industriale, il fornitore consegna il componente in autocertificazione o si è costretti a definire rigorose procedure di accettazione arrivi? Il fornitore consegna i componenti che possono con facilità essere posizionati o costringe ad effettuare complesse operazioni di travaso in magazzino?
Talvolta il “trucco” del prezzo più basso si traduce in condizioni di pagamento peggiorative. Qualche altra volta si nasconde in servizi meno flessibili, in frequenze di erogazione del servizio diverse e non in linea con le nostre esigenze. Ad un prezzo di acquisto più basso potrebbero corrispondere condizioni logistiche pessime con mancata accettazione da parte del fornitore di impegni sul cosiddetto “on time delivery (OTD).
Il “giusto costo”
Decidere le scelte di acquisto solo in base al prezzo di vendita del fornitore rischia spesso di condurci su strade più onerose e rischiose.
Da un lato non vale sempre la logica del “chi più spende, meno spende”, dall’altro non è saggio trovare semplicemente il prezzo più basso del mercato.
In conclusione la funzione acquisti ha un ruolo fondamentale nella scelta e gestione dei fornitori e il TCO è sicuramente uno dei parametri di valutazione dei fornitori dai quali non si può prescindere.